浩瀚的歷史長河中，檔案是沉默的見證者，它們記錄著時(shí)代的變遷，承載著民族的記憶，在人工智能的浪潮持續(xù)奔涌前進(jìn)的時(shí)代，可以更加直觀地感受到時(shí)代變革的力量。如何深入推進(jìn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新發(fā)展方面，深化大數(shù)據(jù)、人工智能（AI）等研發(fā)應(yīng)用，開展“人工智能+”行動(dòng)，打造具有國際競(jìng)爭(zhēng)力的“數(shù)字化+智慧化”產(chǎn)業(yè)集群，是蘭臺(tái)人發(fā)展的主旋律！

一份檔案就是一份記憶，一份檔案就是歷史的傳承！——2024年6月9日是第十七個(gè)國際檔案日。在這個(gè)特殊的日子里，回顧和總結(jié)在檔案事業(yè)中的付出與努力，有著特別的意義。

八益集團(tuán)緊跟時(shí)代步伐，以創(chuàng)新為引領(lǐng)，站在解決檔案管理痛點(diǎn)的高度落實(shí)產(chǎn)品的研發(fā)。在收集大量的檔案事業(yè)發(fā)展信息中，發(fā)現(xiàn)基層檔案管理工作機(jī)制不完善、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備較差，開展檔案編研工作的能力嚴(yán)重不足，使得檔案利用工作長期處于被動(dòng)服務(wù)，效率低下等問題，達(dá)不到規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)。

如何有效加強(qiáng)基層檔案規(guī)范化管理，解決管理痛點(diǎn)問題，八益運(yùn)用新一代信息技術(shù)，以AI賦能檔案，以數(shù)據(jù)長期保存等功能模塊為依托，推出智能微型檔案室，聚焦基層檔案工作痛點(diǎn)問題，從著力打通基層監(jiān)督“最后一公里”入手，為基層檔案管理解決了痛點(diǎn)問題。

掀開智能微型檔案室神秘的面紗，這么一款為解決基層檔案規(guī)范管理而研發(fā)的國內(nèi)首創(chuàng)產(chǎn)品，采用小型化檔案室的方式，將傳統(tǒng)的檔案管理與先進(jìn)的檔案數(shù)字化、智慧化系統(tǒng)功能集成于一體，解決檔案管理的“收、管、存、用”四個(gè)方面的基本功能，檔案室建設(shè)實(shí)現(xiàn)智能自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)人防、物防、技防的安全管理模式。具備防盜、防火、防潮濕、防蟲蛀等“十防功能”。優(yōu)勢(shì)明確。

從產(chǎn)品的創(chuàng)新策略來探究智能微型檔案室的別具匠心，可以從四個(gè)方面進(jìn)行解讀。

無論是最初的戰(zhàn)略定位，還是市場(chǎng)應(yīng)用的實(shí)踐表明，智能微型檔案室的應(yīng)用范圍十分的清晰：適用于國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、大型企業(yè)集團(tuán)、軍隊(duì)、公檢法司、教育金融、街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)等各類基層檔案管理。

智能微型檔案室

2024年年初，集團(tuán)營銷中心依據(jù)產(chǎn)品的渠道分布定位，對(duì)智能微型檔案室在全國范圍內(nèi)落實(shí)了全面的推廣，并在極短的時(shí)間內(nèi)受到了客戶的極大歡迎。

為什么能夠在這么短的時(shí)間內(nèi)就得到了客戶的認(rèn)可，除了市場(chǎng)策略精準(zhǔn)的原因，還得益于產(chǎn)品本身功能上的優(yōu)勢(shì)。

以“安全防范升級(jí)”為例，智能微型檔案室配備了安全鎖和防火材料，提供高級(jí)別的安全和保護(hù)，有效地預(yù)防檔案免受盜竊、破壞和火災(zāi)等風(fēng)險(xiǎn)。并嚴(yán)格規(guī)范要求，從“十防”等高科技手段入手，全面“武裝”產(chǎn)品的智能化和智慧化。具體功能范圍覆蓋為：規(guī)范檔案管理、精準(zhǔn)遠(yuǎn)程監(jiān)管、使用準(zhǔn)確高效、操作簡(jiǎn)單易懂和實(shí)體數(shù)字融合等數(shù)十種。

例如精準(zhǔn)遠(yuǎn)程監(jiān)管這項(xiàng)功能，研發(fā)團(tuán)隊(duì)正是考慮到基層檔案管理一直來處于“無監(jiān)管”狀態(tài)，要解決基層檔案規(guī)范管理，就不能沒有遠(yuǎn)程監(jiān)管這個(gè)功能，更要從“精準(zhǔn)監(jiān)管”上入手。通過反復(fù)研究和驗(yàn)證，最后在應(yīng)用上植入了高科技的元素，如實(shí)現(xiàn)可遠(yuǎn)程操作微型檔案室的柜門開關(guān)與顯示，向主柜屏幕下發(fā)系統(tǒng)公告，以及遠(yuǎn)程監(jiān)管下級(jí)單位微型檔案室中檔案的出入庫、上下架和環(huán)境數(shù)據(jù)等技術(shù)。

不得不說，將一個(gè)常規(guī)智慧檔案館（室）的功能配置，通過技術(shù)上的創(chuàng)新，“濃縮”在一個(gè)小巧的柜體內(nèi)，從而實(shí)現(xiàn)與常規(guī)智慧檔案館（室）相等甚至于超越的應(yīng)用功能，確實(shí)值得驚喜而讓人期待。

基層檔案管理為什么會(huì)成為一個(gè)管理的痛點(diǎn)問題，不外乎是“檔案室落地場(chǎng)所的問題”和“經(jīng)費(fèi)的問題”的原因。

專業(yè)檔案館（室）建設(shè)對(duì)于場(chǎng)所有一定的硬性條件，如面積、樓層、承重及“十防”條件等。而這些條件，對(duì)于大多數(shù)的基層檔案管理單位來說，都是很難解決問題。通過大量的市場(chǎng)調(diào)研，八益集團(tuán)研發(fā)團(tuán)隊(duì)最終以產(chǎn)品“適應(yīng)多元場(chǎng)所”作為創(chuàng)新方案。創(chuàng)新推出的智能微型檔案室，在設(shè)計(jì)上采用以“可移動(dòng)柜體”作為管理載體，不僅靈活移動(dòng)，只要滿足安裝落地面積即可，無場(chǎng)所硬性要求，十分適合基層的條件。在產(chǎn)品落地應(yīng)用上，可根據(jù)基層實(shí)際應(yīng)用需求給出方案，在建設(shè)上具有成本可控性等優(yōu)勢(shì)。

要將一款可移動(dòng)的產(chǎn)品打造成集數(shù)字化、智慧化于一體，且又作為檔案存儲(chǔ)主體檔案室，難度自然是不言而喻。但是這些都在八益集團(tuán)研發(fā)團(tuán)隊(duì)的攻克下逐一解決。

智能型檔案室系統(tǒng)的構(gòu)成，整個(gè)過程自然千錘百煉，最終由交互層、應(yīng)用層、服務(wù)層和設(shè)備層構(gòu)成控制整個(gè)管理體系。智能型檔案室還開發(fā)了接口，可直接接入數(shù)字檔案室系統(tǒng)的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“三網(wǎng)”聯(lián)動(dòng)。

值得驚喜的是，智能微型檔案室同時(shí)還開發(fā)了兩大特色功能——

傳統(tǒng)的檔案盤庫往往依賴于人工，市場(chǎng)上常見的智慧檔案館（室）則是利用RFID，智能微型檔案室卻是別出心裁地植入了AI視覺盤庫功能。AI視覺盤庫具有定位更加準(zhǔn)確、快速，準(zhǔn)確率高、人為干預(yù)少、自動(dòng)化程度高等優(yōu)勢(shì)。這一創(chuàng)新舉措打破業(yè)內(nèi)在“檔案盤庫管理”上以AI技術(shù)植入的創(chuàng)新紀(jì)錄。

另一個(gè)創(chuàng)新的特色功能同樣讓人耳目一新，對(duì)于一些長期處于“數(shù)據(jù)焦慮”的基層檔案管理來說，無疑是一個(gè)“意外的驚喜”——智能微型檔案室具備檔案數(shù)據(jù)長期保存的功能。

從技術(shù)上來看，檔案數(shù)據(jù)長期保存模塊秉承“磁載體海量冷存儲(chǔ)，光載體長期安全存儲(chǔ)，異質(zhì)存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，保障數(shù)據(jù)完整安全”的雙載體存儲(chǔ)技術(shù)路徑。全面實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)長期安全保障機(jī)制”的理念。

八益集團(tuán)為解決基層檔案管理痛點(diǎn)創(chuàng)新推出的智能微型檔案室，不僅定位精準(zhǔn)，應(yīng)用明確，系統(tǒng)完善，在面向客戶的落地解決方案和定制策略上，同樣別具一格。

據(jù)集團(tuán)營銷中心通過市場(chǎng)實(shí)踐建設(shè)反饋，智能微型檔案室的落地建設(shè)，可依據(jù)基層檔案的應(yīng)用及管理特點(diǎn)采用多種解決方案，且可以結(jié)合不同需求進(jìn)行定制。