浩瀚的歷史長河中，檔案是沉默的見證者，它們記錄著時代的變遷，承載著民族的記憶，在人工智能的浪潮持續(xù)奔涌前進的時代，可以更加直觀地感受到時代變革的力量。如何深入推進數(shù)字經(jīng)濟創(chuàng)新發(fā)展方面，深化大數(shù)據(jù)、人工智能（AI）等研發(fā)應(yīng)用，開展“人工智能+”行動，打造具有國際競爭力的“數(shù)字化+智慧化”產(chǎn)業(yè)集群，是蘭臺人發(fā)展的主旋律！

一份檔案就是一份記憶，一份檔案就是歷史的傳承！——2024年6月9日是第十七個國際檔案日。在這個特殊的日子里，回顧和總結(jié)在檔案事業(yè)中的付出與努力，有著特別的意義。

八益集團緊跟時代步伐，以創(chuàng)新為引領(lǐng)，站在解決檔案管理痛點的高度落實產(chǎn)品的研發(fā)。在收集大量的檔案事業(yè)發(fā)展信息中，發(fā)現(xiàn)基層檔案管理工作機制不完善、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備較差，開展檔案編研工作的能力嚴重不足，使得檔案利用工作長期處于被動服務(wù)，效率低下等問題，達不到規(guī)范管理標準。

如何有效加強基層檔案規(guī)范化管理，解決管理痛點問題，八益運用新一代信息技術(shù)，以AI賦能檔案，以數(shù)據(jù)長期保存等功能模塊為依托，推出智能微型檔案室，聚焦基層檔案工作痛點問題，從著力打通基層監(jiān)督“最后一公里”入手，為基層檔案管理解決了痛點問題。

掀開智能微型檔案室神秘的面紗，這么一款為解決基層檔案規(guī)范管理而研發(fā)的國內(nèi)首創(chuàng)產(chǎn)品，采用小型化檔案室的方式，將傳統(tǒng)的檔案管理與先進的檔案數(shù)字化、智慧化系統(tǒng)功能集成于一體，解決檔案管理的“收、管、存、用”四個方面的基本功能，檔案室建設(shè)實現(xiàn)智能自動化，實現(xiàn)人防、物防、技防的安全管理模式。具備防盜、防火、防潮濕、防蟲蛀等“十防功能”。優(yōu)勢明確。

從產(chǎn)品的創(chuàng)新策略來探究智能微型檔案室的別具匠心，可以從四個方面進行解讀。

無論是最初的戰(zhàn)略定位，還是市場應(yīng)用的實踐表明，智能微型檔案室的應(yīng)用范圍十分的清晰：適用于國家機關(guān)、事業(yè)單位、大型企業(yè)集團、軍隊、公檢法司、教育金融、街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社區(qū)等各類基層檔案管理。

智能微型檔案室

2024年年初，集團營銷中心依據(jù)產(chǎn)品的渠道分布定位，對智能微型檔案室在全國范圍內(nèi)落實了全面的推廣，并在極短的時間內(nèi)受到了客戶的極大歡迎。

為什么能夠在這么短的時間內(nèi)就得到了客戶的認可，除了市場策略精準的原因，還得益于產(chǎn)品本身功能上的優(yōu)勢。

以“安全防范升級”為例，智能微型檔案室配備了安全鎖和防火材料，提供高級別的安全和保護，有效地預(yù)防檔案免受盜竊、破壞和火災(zāi)等風險。并嚴格規(guī)范要求，從“十防”等高科技手段入手，全面“武裝”產(chǎn)品的智能化和智慧化。具體功能范圍覆蓋為：規(guī)范檔案管理、精準遠程監(jiān)管、使用準確高效、操作簡單易懂和實體數(shù)字融合等數(shù)十種。

例如精準遠程監(jiān)管這項功能，研發(fā)團隊正是考慮到基層檔案管理一直來處于“無監(jiān)管”狀態(tài)，要解決基層檔案規(guī)范管理，就不能沒有遠程監(jiān)管這個功能，更要從“精準監(jiān)管”上入手。通過反復研究和驗證，最后在應(yīng)用上植入了高科技的元素，如實現(xiàn)可遠程操作微型檔案室的柜門開關(guān)與顯示，向主柜屏幕下發(fā)系統(tǒng)公告，以及遠程監(jiān)管下級單位微型檔案室中檔案的出入庫、上下架和環(huán)境數(shù)據(jù)等技術(shù)。

不得不說，將一個常規(guī)智慧檔案館（室）的功能配置，通過技術(shù)上的創(chuàng)新，“濃縮”在一個小巧的柜體內(nèi)，從而實現(xiàn)與常規(guī)智慧檔案館（室）相等甚至于超越的應(yīng)用功能，確實值得驚喜而讓人期待。

基層檔案管理為什么會成為一個管理的痛點問題，不外乎是“檔案室落地場所的問題”和“經(jīng)費的問題”的原因。

專業(yè)檔案館（室）建設(shè)對于場所有一定的硬性條件，如面積、樓層、承重及“十防”條件等。而這些條件，對于大多數(shù)的基層檔案管理單位來說，都是很難解決問題。通過大量的市場調(diào)研，八益集團研發(fā)團隊最終以產(chǎn)品“適應(yīng)多元場所”作為創(chuàng)新方案。創(chuàng)新推出的智能微型檔案室，在設(shè)計上采用以“可移動柜體”作為管理載體，不僅靈活移動，只要滿足安裝落地面積即可，無場所硬性要求，十分適合基層的條件。在產(chǎn)品落地應(yīng)用上，可根據(jù)基層實際應(yīng)用需求給出方案，在建設(shè)上具有成本可控性等優(yōu)勢。

要將一款可移動的產(chǎn)品打造成集數(shù)字化、智慧化于一體，且又作為檔案存儲主體檔案室，難度自然是不言而喻。但是這些都在八益集團研發(fā)團隊的攻克下逐一解決。

智能型檔案室系統(tǒng)的構(gòu)成，整個過程自然千錘百煉，最終由交互層、應(yīng)用層、服務(wù)層和設(shè)備層構(gòu)成控制整個管理體系。智能型檔案室還開發(fā)了接口，可直接接入數(shù)字檔案室系統(tǒng)的管理平臺，實現(xiàn)“三網(wǎng)”聯(lián)動。

值得驚喜的是，智能微型檔案室同時還開發(fā)了兩大特色功能——

傳統(tǒng)的檔案盤庫往往依賴于人工，市場上常見的智慧檔案館（室）則是利用RFID，智能微型檔案室卻是別出心裁地植入了AI視覺盤庫功能。AI視覺盤庫具有定位更加準確、快速，準確率高、人為干預(yù)少、自動化程度高等優(yōu)勢。這一創(chuàng)新舉措打破業(yè)內(nèi)在“檔案盤庫管理”上以AI技術(shù)植入的創(chuàng)新紀錄。

另一個創(chuàng)新的特色功能同樣讓人耳目一新，對于一些長期處于“數(shù)據(jù)焦慮”的基層檔案管理來說，無疑是一個“意外的驚喜”——智能微型檔案室具備檔案數(shù)據(jù)長期保存的功能。

從技術(shù)上來看，檔案數(shù)據(jù)長期保存模塊秉承“磁載體海量冷存儲，光載體長期安全存儲，異質(zhì)存儲優(yōu)勢互補，保障數(shù)據(jù)完整安全”的雙載體存儲技術(shù)路徑。全面實現(xiàn)“數(shù)據(jù)長期安全保障機制”的理念。

八益集團為解決基層檔案管理痛點創(chuàng)新推出的智能微型檔案室，不僅定位精準，應(yīng)用明確，系統(tǒng)完善，在面向客戶的落地解決方案和定制策略上，同樣別具一格。

據(jù)集團營銷中心通過市場實踐建設(shè)反饋，智能微型檔案室的落地建設(shè)，可依據(jù)基層檔案的應(yīng)用及管理特點采用多種解決方案，且可以結(jié)合不同需求進行定制。